リッチコンタクト次世代の習い事パーク

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リッチコンタクト次世代の習い事パーク

導入のきっかけは大きく2つあります。1つ目は、生徒の「カルテ」を充実させようと考えたことです。リッチコンタクトは、単にパルクールなどのレッスンをするだけでなく、「子どもの居場所づくり」や「親御さんの子育て支援」のために施設を運営しています。だから子どもが安心して通えるよう、生徒一人一人の特性や日々のレッスンの様子を記録した「カルテ」を作成しているんです。

今まではカルテをスプレッドシートで管理していたため、施設側は生徒の検索作業に手間がかかったり、保護者側は直接カルテを閲覧ができなかったりといった課題がありました。そこで、スタッフは会員のカルテ管理が簡単にでき、保護者もマイページからカルテを確認可能なシステムを探したところ、Physics Cloudを見つけました。シニアパルクールという高齢者向けのパルクールレッスンをスタートして、シニアカルテの作成が始まったことも導入を後押ししましたね。

2つ目は、施設ごとに入れていた会員管理システムの一本化を検討し始めたことです。それぞれの施設で行っていた「会員管理」や「請求管理」を比較的安価に統合できるシステムとして、Physics Cloudに興味を持ちました。

カルテの使いやすさや見やすさはもちろんですが、一番の理由は当施設のクラス分けや月謝制度、レッスンの予約方法に対応してもらえたことです。

リッチコンタクトでは生徒に丁寧な指導ができるよう、クラスを細かく分けています。例えば小学生も低学年・高学年だけでなく、パルクールの低学年・高学年、アクロバットの低学年・高学年などがあるんです。Physics Cloudなら、そのようなクラス分けや、兄弟割・シングルマザー割といった当施設ならではの月謝割引にも対応してもらえた点がポイントになりました。他のシステムでは対応できなかった保護者側で月のレッスン回数を増やす運用も、Physics Cloudではカバーできたのも大きかったですね。

最後に決め手となったのは費用です。2店舗同時に導入した場合のコストが、カスタマイズを加えても予算内だったので導入を決めました。

主に活用しているのは、2店舗で合計400名の会員管理、請求管理、レッスン予約やカルテ機能です。特にカルテは簡単に呼び出したり情報を追記・上書きができるようになったので、スタッフから生徒への指導や声掛けの精度が上がり退会率は下がりました。

想定以上に便利だったのが請求管理機能です。以前のシステムでは、請求データを作成しても個人名が出せないうえ、入金済みの情報しか見ることができませんでした。一方、Physics Cloudの請求データは生徒名も表示されますし、入金・未入金も一覧で出てきます。さらに請求を立てた時点で入金予定の情報がわかるので、見込み売り上げまで把握が可能になりました。その結果、3時間くらいかけていた請求データの作成が今は5分程度まで短縮できています。ただ、現在はクレジットカードと、口座引き落としの処理が別の処理となっているのは少し面倒で、これについては改善を期待しています

そして、何より助かったのはサポートです。困ったことがあればすぐに電話やメールで相談できるので、約400名の会員に影響するシステム移行時もトラブルは起きませんでした。

冒頭からお伝えしている通り、私たちの施設の目的は「子どもの居場所を作ること」ですから、今後も子どもの居場所となる店舗を拡大していきたいという思いがあります。

そのためには今回Physics Cloudを導入した店舗だけでなく、10月にオープンした住吉店や他の拠点でもPhysics Cloudへのシステム移行を検討したいですね。さらなるカルテの充実や店舗ごとの業務の一本化を進めることで、関わることができる子どもを増やしていければと考えています。